Guide pour les Directeurs de Tournois

GUIDE DES DIRECTEURS DE TOURNOI
Version 3.1 — 11 janvier 2018
 
Ce guide des directeurs de tournoi est conçu comme un outil pour aider les directeurs de tournoi à planifier des tournois sanctionnés par Pickleball Canada; cependant, il peut être utilisé pour la planification d'un tournoi non sanctionné ou d'un tournoi appuyé par Pickleball Canada. Il fournit une liste de contrôle étape par étape facile à suivre; votre personnel chevronné de Pickleball Canada est disponible pour répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir en cours de route. Veuillez communiquer avec nous à :  tournaments@pickleballcanada.org.  Maintenant, commençons à planifier!

1. NOMINATION D’UN DIRECTEUR DU TOURNOI ET/OU DES CODIRECTEURS DU TOURNOI 
  1. Prenez connaissance des exigences de Pickleball Canada pour obtenir une sanction.
  2. Choisissez/nommez le directeur du tournoi.
  3. Sélectionnez un système de gestion de tournoi. Pour les tournois de plus de 50 joueurs, le directeur du tournoi est fortement encouragé à utiliser les systèmes de gestion de tournoi approuvés par Pickleball Canada ; présentement, il n'y a qu'un seul logiciel de gestion de tournoi de Pickleball approuvé : pickleballtournaments.com. Ces logiciels aident à contrôler et à préparer les rapports pour le tournoi.
  4. Sélectionnez les dates du tournoi et assurez-vous qu’il n’y a pas de conflits avec les dates d'autres tournois dans votre région.
  5. Établissez la date d'ouverture/la date de fermeture pour l'inscription. Prévoyez suffisamment de temps avant la date du début du tournoi pour finaliser les événements du tournoi et d’y insérer les noms des joueurs.
  6. Déterminez les frais d'inscription et établissez une politique de remboursement équitable qui dépendra de vos engagements financiers.
  7. Si vous choisissez d'utiliser un système de gestion de tournoi, CRÉEZ un compte PayPal, (ce service est payant) . Sélectionnez le compte Business Standard au cours du processus de création, ce qui vous permettra de mener vos activités habituelles et de créer des factures pour envoyer à vos commanditaires pour leurs dossiers. Assurez-vous de terminer entièrement le processus d'inscription et de lier le compte PayPal au compte bancaire de votre organisation. RAPPEL : votre compte bancaire ne peut être lié qu'à un seul compte PayPal. 

2. CHOIX D’UN SITE 
  1. IMPORTANT : Le nombre de terrains et le nombre de jours seront déterminants pour établir le nombre de joueurs et/ou d'événements que le tournoi pourra accueillir.
  2. Choisissez un format et des événements approuvés (DF, DMX, Simples, Groupe d’âge, Niveau de jeu, etc.). N'AYEZ PAS d'événements conflictuels le même jour, c'est-à-dire: les simples hommes et les doubles hommes.
  3. Déterminez le nombre de participants à chaque événement (définir les paramètres) en fonction de la taille du site, le nombre d'heures que vous prévoyez jouer chaque jour, le type de matchs. Par exemple 2 de 3 à 11 points, parties gagnées par 2 points; ce format prend plus de temps que les autres formats. Règle générale pour la double élimination : le nombre de matchs dans un événement est égal à deux fois le nombre d'équipes moins 2, c'est-à-dire pour un événement de 16 équipes (2 x 16) - 2 = 30 matchs. N'utilisez le Round Robin que pour 4 ou 5 équipes, puis décidez comment l’utiliser.
  4. Les filets permanents sont préférables, mais il ne faut pas s’y limiter; la plupart des plus grands tournois ou tournois à l’intérieur utilisent des terrains/filets temporaires.
  5. Vérifiez la disponibilité du Wi-Fi et des prises électriques. IMPORTANT : si vous prévoyez utiliser un point d'accès Wi-Fi public, prenez en considération les possibilités d’interruption de courant. Considérez l'utilisation d'un hotspot Wi-Fi disponible sur location à court terme pour pallier à cette éventualité.
  6. Système de diffusion publique/système de son.
  7. Lumières.
  8. Disponibilité d’espaces/tables pour les vendeurs/commanditaires.
  9. Toilettes.
  10. Confirmez auprès des responsables du site s’il y en a des vendeurs d'aliments approuvés, et  au besoin, la possibilité d’en installer des temporaires.
  11. Surveillez la condition des surfaces sur les terrains. 

3. CRÉATION D’UN BUDGET 
  1. Décidez s’il y aura une compensation pour les arbitres et/ou l'équipe de gestion des arbitres.
  2. Identifiez le coût de l'utilisation des logiciels de gestion de tournoi. Voir les tarifs à: pickleballtournaments.com.
  3. Incluez le coût du compte PayPal, dans votre processus de planification budgétaire. Présentement, ces coûts représentent 2,9% de la valeur de la transaction plus 0,30 $ par transaction. Par exemple, sur une inscription de 50 $, vos frais seraient de 1,45 $ plus 0,30 $ pour un total de 1,75 $. Assurez-vous de recouvrir ces frais dans votre politique de remboursement, car PayPal conservera ces frais sur tout remboursement effectué après 30 jours. 
  4. Coût de location des terrains
  5. Médailles et/ou récompenses.
  6. Nourriture, eau.
  7. Équipements et fournitures (ruban adhésif, ciseaux, papier, crayons, etc.).Sacs de cadeaux, T-shirts (le cas échéant).
  8. Bracelets pour les premiers serveurs
  9. Coût des filets portables si nécessaire d’en acheter.
  10. Toilettes portatives.
  11. Prix en argent (le cas échéant). 

4. DEMANDE DE SANCTION POUR LE TOURNOI 
  1. Soumettez le formulaire de demande de sanction pour le tournoi au moins 60 jours avant la date du tournoi (exigences de sanction).
  2. Suite à l'approbation de la sanction, payez vos frais de sanction au plus tard 10 jours avant la date du tournoi.
  3. Le certificat d'assurance peut être téléchargé si nécessaire par le propriétaire du site. CETTE ASSURANCE EST VALABLE UNIQUEMENT SI VOUS AVEZ REÇU L'APPROBATION PRÉALABLE DE PICKLEBALL CANADA.
  4. Familiarisez-vous avec les exigences pour obtenir une sanction, et avec le livre des règles de l’IFP.
 
 5. CRÉATION D’UNE PUBLICITÉ POUR LE TOURNOI

Vous trouverez des modèles de circulaire en ligne que vous pourrez utiliser avec la plupart des logiciels de production de documents. Voici une liste d'éléments qu’il serait pertinent d’inclure dans la publicité :
 
  1. Titre du tournoi.
  2. Frais d'inscription et frais pour chaque événement.
  3. Format du tournoi et des événements approuvés par Pickleball Canada.
  4. Date (s) et heures du tournoi.
  5. Site Web indiquant les modalités d’inscription.
  6. Balle utilisée lors du tournoi selon la liste des balles approuvées.
  7. Coordonnés pour communiquer et poser des questions concernant les inscriptions et les informations sur le tournoi.
  8. Emplacement du site du tournoi et directions pour s’y rendre.
  9. Logo d’un tournoi sanctionné/niveau du tournoi (vous sera envoyé par courriel après l'approbation de la sanction et que les frais auront été payés).
  10. Plan en cas de jour de pluie si le tournoi se déroule à l’extérieur. 

6. AFFICHAGE SUR LES SITES WEB 

Une fois la sanction du tournoi approuvée, Pickleball Canada publiera et affichera l'information sur le tournoi et la publicité dans le calendrier des tournois de Pickleball Canada.
Au minimum, nous aurons besoin des informations suivantes :
  1. Informations d'inscription.
  2. Coordonnées des personnes responsables.
  3. Noms des joueurs ayant besoin de partenaires.
  4. Liste des noms des joueurs.
  5. Liste des évènements.
  6. Directions.
  7. Information au sujet de l’hébergement.
  8. Politique d'annulation.
  9. Règles/format du tournoi.
  10. Toute autre information relative à votre tournoi.
  11. Dispense de responsabilité
 
7. RECRUTEMENT DES BÉNÉVOLES

Recrutez des bénévoles auprès des clubs de Pickleball locaux. Vos besoins dépendront du nombre de joueurs, d’arbitres, du site et de la durée de votre journée de jeu. Les arbitres ont un impact significatif sur tous les tournois, d'autant plus que les tournois sanctionnés par Pickleball Canada requièrent des arbitres pour chaque partie décernant des médailles et pour chaque partie d’un tournoi national. Assurez-vous de faire un programme d'entraînement pour les arbitres avant votre tournoi. La gestion des bénévoles peut se faire grâce à un logiciel de gestion de tournoi.

Bénévoles dont vous aurez besoin :
  1. Réception/bureau d'enregistrement/bureau des événements, au moins 2 pour les petits tournois.
  2. Coordonnateur(s) des arbitres.
  3. Préposé(s) à l’affichage des résultats (1).
  4. Annonceur (1).
  5. Sécurité/médical (2).
  6. Table de nourriture/casse-croûte (1).
  7. Coordinateur de vendeurs/commanditaires.
  8. Équipe de la mise en place et du nettoyage (2).
  9. Identifiez un processus de gestion des arbitres/un coordonnateur des arbitres (peut-être fait sur le logiciel de gestion de tournoi).
  10. Inscriptions (une personne habileté à utiliser le logiciel de gestion de tournoi).
  11. Comité des événements (de préférence des personnes qui connaissentbeaucoup de joueurs/leurs différents niveaux de jeu).
  12. Quelqu'un pour chanter l'hymne national.
  13. Bénévole pour le bureau des inscriptions à Pickleball Canada.
  
8.  ÉQUIPEMENTS ET FOURNITURES
 
  1. Au moins 2 ordinateurs, mais ils n'ont pas besoin d'être de la dernière technologie. Nous ne recommandons pas d'utiliser un équipement personnel pouvant contenir des informations personnelles telles que des données bancaires ou médicales. ( Pickleball Canada ou pickleballtournaments.com peut être en mesure de fournir des ordinateurs, mais des frais seront facturés).
  2. Imprimante pour l’impression des feuilles de pointage et des résultats (Pickleball Canada ou pickleballtournaments.com peut être en mesure de fournir des imprimantes, mais des frais seront facturés).
  3. Source d'alimentation électrique ininterrompue pour l'imprimante si vous êtes préoccupé par une interruption potentielle du courant électrique.
  4. Planchettes pour les arbitres/une pour chaque terrain.
  5. Chronomètres pour les arbitres. IMPORTANT pour contrôler le jeu.
  6. Balles (Conseil pour économiser : demandez aux fabricants d’en faire un don).
  7. Bracelets (Conseil pour économiser : donnez seulement un bracelet par équipes pour le premier serveur lors de l'enregistrement).
  8. Médailles (commandez 2 à 3 mois à l'avance). Pour les épreuves en double, assurez-vous de commander 2 médailles/équipe.
  9. Collations pour les joueurs.
  10. Eau embouteillée.
  11. Assiettes en papier, serviettes de table, fourchettes, couteaux, gobelets en plastique, ustensiles.
  12. Crayons/marqueurs/ruban adhésif.
  13. Drapeau canadien/américain.
  14. Tableau pour afficher les grilles des événements et résultats.
  15. Papier de format légal pour imprimer les grilles des événements.
  16. Feuilles de papier coupées en deux pour imprimer les feuilles de pointage des matchs. CONSEIL : pour quelques dollars, faites couper le papier au magasin où vous l'achèterez. Vous aurez besoin d'une feuille entière coupée en   deux pour chaque match du tournoi.
  17. Tableau métallique/étiquettes magnétiques pour faciliter le contrôle des affectations des arbitres.
  18. Plateforme/PODIUM pour prendre des photos des médaillés.
  19. Bannière de Pickleball Canada.
 
9. RECOMMANDATIONS RELIÉES AUX PREMIERS SOINS
 
  1. Trouvez et dressez un horaire pour les bénévoles au poste de premiers soins (de préférence avec formation en premiers soins/RCP). Vous pourriez envisager de passer un contrat avec Ambulance Saint-Jean ou des organisations similaires, selon le coût.
  2. Si le tournoi à lieu à l'extérieur, établissez un site médical couvert et signalez clairement l’endroit où il est positionné.
  3. À l'intérieur, établir un site médical près des terrains et signalez clairement l’endroit où il est positionné.
  4. Ayez une trousse de premiers soins de base : (bandages, gaze, ruban médical,  ciseaux paramédicaux ou ciseaux EMT, pince à échardes (pinces brucelles),  thermomètre oral ordinaire : numérique, au mercure ou alcool, abaisse-langue en bois ("languettes"), petite lampe de poche (et piles de rechange), barrière buccale de RCP ou masque de poche (tel qu'une barrière de bouche de Microshield X-L), gants chirurgicaux (hypoallergéniques ou en latex, au moins 2 paires); si vous êtes    allergique au latex, apportez des gants synthétiques, non perméables, non-latex.
  5. Déterminez si un défibrillateur externe automatisé (DEA) est disponible sur place. Si oui, assurez-vous que l’équipe de premiers soins soit informée de l’endroit où il est disponible et comment l’utiliser.
  6. Couverture de sauvetage
  7. Téléphone portable.
  8. Formulaires de rapport d'incident et un stylo (Pickleball Canada envoie une copie du formulaire à tous les directeurs de tournoi).
  9. Sacs du type Ziploc (pour contenir de la glace pour les sacs de glace).
  10. De l'EAU; les boissons sportives avec des électrolytes sont encore  meilleures.
  11. TÉLÉPHONE D'URGENCE pour appeler le 9-1-1.
  12. PRÉVISIONS MÉTÉOROLOGIQUES: Si vous jouez dans des conditions chaudes, surveillez les signes d'un coup de chaleur et rappelez à tous de s’hydrater fréquemment; voir les lignes directrices canadiennes sur la santé  au travail : http://www.cchst.ca/oshanswers/phys_agents/humidex.html
  13. Assurez-vous que les sacs des joueurs ne jonchent pas le sol pour minimiser les risques de chute.

N'ADMINISTREZ PAS DE MÉDICAMENTS AUX JOUEURS

10. COMMERCIALISATION

1- Déterminez vos besoins et objectifs :
          a) créez une circulaire;
          b) distribuez votre circulaire dans votre communauté locale;
          c) envoyez votre circulaire à d'autres communautés de Pickleball;
          d) utilisez les médias sociaux tels que Facebook et Twitter pour faire connaître          
          votre tournoi;
          e) entrez votre tournoi et votre circulaire dans le calendrier de Pickleball Canada.
2- Les revenus seront-ils versés à votre club ou seront-ils tous ou en partie utilisés pour défrayer le coût de l'événement?
3- Avez-vous besoin de revenus de la part de commanditaires?
4- Quel type de revenu prévoyez-vous faire des commanditaires :
          a ) des dons en espèces et en nature. Les commanditaires sont plus enclins aux dons de produits;
          b) exemples de dons de biens et services : eau, chandails de joueurs, balles de           
          Pickleball, etc.);
          c) articles pour les tirages ou un encan silencieux.
5- Créez une trousse de commandites à présenter aux commanditaires potentiels :
          a) créez un accord que les deux parties signent;
          b) communiquez avec les commanditaires éventuels;
          c) assurez-vous d'avoir des tables et des chaises disponibles pour qu’ils puissent
          s’y représenter s’ils le désirent lors du tournoi;
          d) Pickleball Canada fait la promotion du libre-échange et encourage-les directeurs de tournois à avoir un large éventail de vendeurs/commanditaires présents aux
         tournois.
   
11. INSCRIPTION DES JOUEURS

L’inscription des joueurs peut prendre beaucoup de temps et être fastidieuse parce qu’un registre doit être tenu à jour, inclure le paiement et obtenir une dispense de responsabilité. Lors d’un désistement d’un joueur, vous devrez peut-être le rembourser. Pour toutes ces questions logistiques, Pickleball Canada recommande aux responsables du tournoi d'utiliser le logiciel de gestion de tournoi. Pour un coût mineur, les joueurs peuvent :
  1. S’inscrire en ligne.
  2. Signer une décharge de responsabilité.
  3. Effectuer leur paiement à l’aide d’un système de paiement.
  4. Trouver un partenaire.
Le logiciel de gestion de tournoi fournit un large éventail de fonctionnalités au directeur et aux organisateurs du tournoi, notamment :
  1. Publicité
  2. Gestion des inscriptions et la capacité de regrouper les joueurs en fonction de l'adhésion, de l'âge, du niveau de jeu et d'autres événements auxquels ils sont    inscrits.
  3. Gestion des décharges de responsabilité.
  4. Réception des paiements.
  5. Communication avec les joueurs individuellement et en groupe.
  6. Recherche de niveau de jeu dans la base de données IFP Ratings.
  7. Confirmation de l'adhésion.
  8. Capacité de planifier et de gérer la journée du tournoi.
  9. Rapports de recommandation pour le classement.
  10. Rapports financiers.
  11. Compte rendu des résultats des joueurs.
 
12. COMITÉ DES ÉVÉNEMENTS et D’ENTRÉE DES NOMS DANS LES GRILLES DES ÉVÉNEMENTS 

Ce comité devrait être composé de joueurs de tous les niveaux de jeu relativement expérimentés et possédant une grande connaissance du jeu.
 
  1. Tenez une rencontre après la fermeture des inscriptions et avant les dates du tournoi.
  2. Obtenez un consensus pour les procédures.
  3. Considérant la taille de chaque événement, recommandez le format à utiliser pour les parties à jouer.
  4. Identifiez les meilleurs 10 à 25% des joueurs de l’événement et entrez leurs noms dans la grille, selon leur classement.
  5. Complétez la grille en y entrant les noms des autres joueurs.
  6. Passez à l’événement suivant.
  7. RAPPEL — Remplir les grilles des événements n'est PAS une science parfaite et le processus ne devrait PAS être partagé avec les joueurs pour diverses raisons
  8. Le logiciel de gestion de tournoi devrait avoir la capacité de s’assurer que les joueurs d’un même club ne s'affrontent pas au premier tour. Il est très décevant pour les joueurs de se rendre à un tournoi et d’affronter un joueur de leur propre club au premier tour.

 13. LE JOUR PRÉCÉDANT LE TOURNOI 
  1. Confirmez les processus du bureau des opérations avec le coordinateur des opérations.
  2. Vérifiez la fonctionnalité de vos ordinateurs, imprimantes et équipements de communication sur le site. IMPORTANT : n'utilisez pas le Wi-Fi public pour votre tournoi.
  3. Confirmez la gestion du bureau des arbitres avec le coordonnateur désigné.
  4. Installez le ruban adhésif pour marquer les terrains, si nécessaire (mesures officielles), montez les filets et les tables pour l'enregistrement, les vendeurs, la nourriture, etc.
  5. Montez les bannières promotionnelles/de commanditaires, le cas échéant.
  6. Affichez les grilles du tournoi sur le tableau afin que les participants et les spectateurs puissent suivre le déroulement du tournoi.
  7. Mettez en place la signalisation pour l'enregistrement, le numéro des terrains, la direction des toilettes, du casse-croûte, etc.
  8. Affichez l'horaire des prochains événements/jours
14. LE JOUR DU TOURNOI 
  1. Demandez aux joueurs de s'enregistrer au moins 30 minutes avant le début de leurs événements.
  2. Ayez des copies disponibles du formulaire de décharge de responsabilité lors de l'enregistrement.
  3. Les frais d'inscription doivent être payés avant que les participants ne puissent jouer.
  4. Les participants doivent signer la décharge de responsabilité avant de pouvoir jouer.
  5. Tous les joueurs doivent être membres de Pickleball Canada
  6. Informez les joueurs que les règles de l’IFP s'appliquent.
  7. Demandez aux arbitres de vérifier la conformité de l'équipement (liste des raquettes approuvées).
  8. Souhaitez la bienvenue aux joueurs du tournoi.
  9. Remerciez tous les bénévoles, souhaitez bonne chance à tous les participants.
  10. Débutez le tournoi selon l’horaire prévu.
  11. Démarrez les matchs sur tous les terrains disponibles et assurez une utilisation efficiente de ceux-ci tout au long du tournoi. Chaque minute qu'un terrain est inoccupé représente une minute supplémentaire dans la durée du tournoi.
  12. Ayez des terrains disponibles pour que les joueurs puisse se réchauffer si possible.
  13. Limitez le temps d’échauffement sur les terrains des matchs à 2–3 minutes.
  14. Avisez les participants qui sont «en attente» afin qu'ils puissent commencer leur échauffement et être prêts à jouer lorsque le match doit débuter.
  15. Remettez les médailles aux gagnants de chaque événement.
15. ACTIVITÉS QUOTIDIENNES 
  1. Présentement, un tournoi sanctionné par Pickleball Canada nécessite un arbitre pour chaque match de médaille. Cependant, le Tournoi des Championnats canadiens doit avoir un arbitre pour tous les matchs.
  2. Assurez-vous que les événements soient à l'heure; évitez d’avoir des terrains vides. Cette pleine utilisation des terrains est réalisée lorsque les arbitres/joueurs retournent rapidement le résultat du match au bureau des opérations et que le personnel du bureau l’enregistre rapidement dans le logiciel. IMPORTANT : chaque minute de retard dans la gestion du tournoi est une minute supplémentaire dans la durée du tournoi!!
  3. Effectuez les ajustements nécessaires aux événements s'il y a une contrainte de temps/pluie.
  4. Gardez les annonces au minimum.
  5. Gérez le tournoi efficacement et répondez à toutes les questions qui se posent pendant l'événement.
  6. Soyez à l’écoute des commentaires de la part de vos vendeurs/commanditaires/joueurs.
  7. Ayez des rapports d'incidents disponibles en cas de blessures graves. Si une blessure survient pendant le jeu, remplissez le rapport d'incident et transmettez-le à Pickleball Canada.
  8. Ayez un règlement officiel mis à jour (IFP Rules Handbook)
  9. Ayez des formulaires d'adhésion à Pickleball Canada pour les joueurs qui souhaitent se joindre à Pickleball Canada qui désirent renouveler leur adhésion.
 
16. APRÈS LE TOURNOI 


Payez vos factures sans délai.
Soumettez les résultats à : ratings@pickleballcanada.org et à tournaments@pickleballcanada.org dans les 10 jours afin que les résultats puissent être enregistrés (exigence de la sanction) et l’envoi des résultats est retardé, indiquez la date d’envoi prévue. Le rapport peut être facilement complété grâce au logiciel de gestion de tournoi. L’envoi des résultats doit inclure les numéros des membres de Pickleball Canada pour permettre une identification précise.
Organisez une réunion avec votre comité de tournoi après l'activité pour identifier les réussites, les échecs, les changements recommandés et partagez-les avec nous à tournaments@pickleballcanada.org
Votre comité pourrait mener un sondage auprès des joueurs et des bénévoles et solliciter leur idées pour des améliorations.
Conservez toute la documentation sur les événements et les résultats jusqu'à ce que tous les résultats aient été consignés par le président du tournoi de Pickleball Canada.
 
17. MÉTÉO 
MÉTÉO - Jeu en plein air
  1. Envisagez de reporter ou d'annuler le jeu en raison de la qualité de l'air, de la pluie, des orages ou des éclairs : https://meteo.gc.ca/warnings/index_f.html
  2. NE REPRENEZ PAS LE JEU AVANT QUE LES TERRAINS NE SOIENT SECS.
  3. Chaleur extrême — Considérez le besoin de temps supplémentaire pour l'hydratation et le repos entre les matchs. Consultez les lignes directrices canadiennes en matière de santé au travail : http://www.cchst.ca/oshanswers/phys_agents/humidex.html comme ressource pour comprendre les risques encourus par les joueurs.
  4. Surveillez les avertissements sur la qualité de l'air et revoir les lignes directrices provinciales : https://meteo.gc.ca/airquality/pages/index_f.htmMÉTÉO - Jeu à l’intérieur

Rappelez-vous que la sécurité des joueurs est primordiale et, par conséquent, tenez compte des conditions météorologiques extrêmes qui pourraienthttps://meteo.gc.ca/warnings/index_f.html avoir un impact sur les déplacements des joueurs :  https://meteo.gc.ca/warnings/index_f.html 
TÉLÉCHARGEZ UN FICHIER PDF ICI
 
Remerciez tous les bénévoles, joueurs, vendeurs et commanditaires.
 
BONNE CHANCE!